10 Gründe für regelmäßige SPF-Eintragsprüfungen in der Cybersicherheit

Eine Sender-Policy-Framework-Eintragsprüfung bzw. SPF-Eintragsprüfung bezeichnet die Praxis, den SPF-Eintrag Ihrer Domain durch Online-Tools laufen zu lassen, die ihn auswerten und Probleme aufzeigen, die entweder Ihren SPF-TXT-Eintrag ungültig machen oder SPF-Authentifizierungs- und E-Mail-Zustellungsprobleme auslösen.

Die häufigsten Probleme, die bei einer SPF-DNS-Eintragsprüfung auftauchen, sind:

• Keine Ergebnisse für einen SPF-Eintrag, der dem Domainnamen des Unternehmens entspricht.
• Zu viele DNS-Lookups (SPF-Lookup-PermError).
• Mehr als 255 Zeichen.
• Syntaxprobleme (falsche Verwendung von Mechanismen, Modifizierern und Qualifizierern).
• Ungültige Makros.
• Mehrere SPF-Einträge für eine einzige Domain.
• Verwendung des DNS-Typs „SPF“.
• Tippfehler.
• Fehler in Bezug auf die Gültigkeit von IPv4- und IPv6-IP-Adresslisten.
• Unbekannte Zeichen/Elemente entdeckt.
• Verwendung des +all- oder ?all-Mechanismus.
• Falsche Verwendung von ptr- und mx-Tags.
• SPF-Eintrag nicht mit v=spf1 begonnen.
• Sendequellen ausgelagerter Absender nicht aufgeführt.

Manchmal schenken Unternehmen der „SPF-Prüfung“ jedoch nicht viel Aufmerksamkeit, sobald sie die TXT-Einträge erstellt und im jeweiligen DNS ihrer Domains aktualisiert haben. Ein regelmäßiger SPF-Eintrags-Lookup verhindert, dass diese Probleme unbemerkt bleiben. Aber hier teilen wir 10 überzeugende Gründe, diesen entscheidenden Teil der SPF-Überwachung und -Verwaltung nicht zu übersehen.

1. E-Mail-Zustellbarkeit

E-Mail-Zustellbarkeit bedeutet, wie wahrscheinlich es ist, dass Ihre E-Mails von den Mailservern der Empfänger als verdächtig eingestuft werden. Wir müssen zugeben, dass sich die Technologie in den vergangenen Jahrzehnten vielfach weiterentwickelt hat, doch wie alles andere hinkt sie noch hinterher oder hat gewisse Schwächen.

So werden im Fall der E-Mail-Authentifizierung manchmal Nachrichten, die von autorisierten Sendequellen gesendet werden, fälschlicherweise als potenziell betrügerisch eingestuft und markiert. Mit regelmäßigen SPF-Eintragsprüfungen können Sie jedoch sicherstellen, dass alle gültigen Sendequellen darin enthalten sind.

2. Wenige Falsch-Positive

Niedrige Falsch-Positiv-Raten geben Ihnen die Sicherheit, von SPF-Softfail zu SPF-Hardfail zu wechseln. Ersterer SPF-Fail-Typ weist die Server der Empfänger an, verdächtige Nachrichten als Spam zu markieren, während letzterer sie anweist, die Zustellung solcher Nachrichten abzulehnen.

Obwohl SPF-Hardfail strenger und ideal zur Bekämpfung von Phishing und Spoofing ist, führen seine Auswirkungen im Fall von Falsch-Positiven dazu, dass selbst echte Nachrichten zurückgewiesen werden. Aber mit der Verwendung eines SPF-Checkers haben Sie das Wissen und die Informationen, um zu verarbeiten, ob alle gültigen IP-Adressen berechtigt sind, in Ihrem Namen E-Mails zu senden.

3. Verbesserte Cybersicherheit

SPF hilft, E-Mail-Spoofing, Phishing und BEC-Angriffe zu verhindern, indem es überprüft, dass die sendenden Mailserver berechtigt sind, E-Mails im Namen einer bestimmten Domain zu versenden. Dies hindert Angreifer daran, gefälschte oder falsche Absenderadressen zu verwenden, um Empfänger zu täuschen.

Bildquelle von wallarm.com

Im Jahr 2023 betrafen Ransomware-Angriffe über 72 Prozent der Unternehmen weltweit, was einen deutlichen Anstieg im Vergleich zu den vorangegangenen fünf Jahren bedeutet und den höchsten je gemeldeten Wert markiert. Seit 2018 räumt beständig mehr als die Hälfte der Befragten in der jährlichen Umfrage ein, dass ihre Organisationen Ransomware zum Opfer fielen.

4. Bessere ROI beim E-Mail-Marketing

Die Erfolgsquote von E-Mail-Marketingkampagnen wird auf Basis der Klick-, Öffnungs- und Interaktionsraten berechnet. Ihre Zielgruppe interagiert deutlich seltener mit E-Mails, die in ihrem Spam-Ordner gelandet sind, und diese Möglichkeit sinkt auf komplett null, falls die Nachrichten zurückkommen.

Die Postfächer und Mailserver der Empfänger vertrauen SPF-konformen Domains und rufen den entsprechenden SPF-Eintrag ab, um gegenzuprüfen, ob die E-Mail-Adresse des Absenders offiziell autorisiert ist oder nicht.

5. Verbesserter Kundenservice

Stellen Sie sich vor, Sie betreiben eine E-Commerce-Plattform und senden einem Kunden eine E-Mail zu seinem Bestellstatus oder seiner Anfrage mit der Absicht, sein Problem zu lösen oder ihn über die pünktliche Lieferung zu informieren, aber er erhält diese Nachricht nie!

In diesem Fall werden Sie als ignorante und unverantwortliche E-Commerce-Plattform beurteilt (oder etwas fehlbeurteilt). Trotz all Ihrer Bemühungen, Personal einzustellen, um reaktionsschneller auf Kundenanfragen und Aktualisierungen zu reagieren, würden Sie also scheitern.

Sie können erfahren, wie Ihre E-Mails übermittelt und in den Postfächern platziert werden, indem Sie Ihre Domain SPF-, DKIM- und DMARC-konform machen, gefolgt von regelmäßigen SPF-Eintragsprüfungen. Es empfiehlt sich, eine Person dafür abzustellen oder die Aufgabe an eine Agentur auszulagern, die weiß, wie man SPF-bezogene Probleme erkennt und behebt.

Wir bei AutoSPF lösen das Problem der „zu vielen DNS-Lookups“, indem wir einen fortschrittlichen, effizienten und automatischen SPF-Flattening-Dienst anbieten. Unser Tool komprimiert Ihren Eintrag automatisch, wodurch die Notwendigkeit mehrfacher und häufiger DNS-Lookups entfällt und die Verwaltung der SPF-Eintragsausrichtung für die Nutzer erleichtert wird.

6. Reputationsmanagement

Die Menschen, die Ihr Unternehmen führen, unternehmen zahlreiche Schritte, um Probleme zu vermeiden und sicherzustellen, dass alles bestens funktioniert. Doch es genügt eine einzige Sicherheitslücke, um all das zunichtezumachen und Ihrer Marke zu schaden.

7. Verhindert Verzögerungen beim Erhalt von Antworten

Es ist unwahrscheinlich, dass Empfänger regelmäßig ihre Spam-Ordner prüfen, um auf E-Mails zu antworten, die fälschlicherweise als verdächtig markiert wurden. Diese Kommunikationsverzögerungen stören betriebliche Abläufe und setzen Ihre Markenreputation aufs Spiel.

8. Regulatorische Compliance

Viele regulatorische Rahmenwerke und Branchenstandards, wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), verlangen von Organisationen, Maßnahmen zur Sicherung der E-Mail-Kommunikation umzusetzen. SPF hilft Organisationen gemeinsam mit anderen E-Mail-Authentifizierungsmechanismen, diese Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

So hat beispielsweise das PCI SSC (Payment Card Industry Security Standards Council), eine von großen Zahlungskartenmarken wie Visa, Mastercard und American Express gegründete und verwaltete Organisation, kürzlich angekündigt, dass es bis März 2025 zur Voraussetzung für das Bestehen der PCI-DSS-Bewertung wird, mit SPF, DKIM und DMARC konform zu sein.

Regelmäßige SPF-Prüfungen stellen sicher, dass Ihr SPF-Eintrag gültig ist und Sie die Vorschriften einhalten.

9. Einfache Anpassbarkeit an sich ändernde E-Mail-Infrastrukturen

Das Onboarding und Ausscheiden von Mitarbeitern ist unvermeidlich. Durch manuelle SPF-Prüfungen können Sie den Eintrag mit den derzeit für den E-Mail-Austausch im Namen Ihres Unternehmens und Ihrer Marke genutzten Sendequellen aktuell halten. Die Berücksichtigung dieser Änderungen fördert eine einfache Skalierbarkeit und verbessert die Cybersicherheit.

10. Einfache Fehlerbehebung

Das Beheben von Problemen wird einfacher, wenn Sie gut über die vergangene und aktuelle Leistung Ihres SPF informiert sind. Ein SPF-Eintrags-Checker zeigt genau das problemverursachende Element auf und schlägt manchmal auch praktikable Lösungen vor.

Das spart Zeit und Ressourcen, was die Ausfallzeit und die Wahrscheinlichkeit verringert, dass ein böswilliger Akteur Ihre Sicherheitslücken ausnutzt. Ein schneller SPF-Checker macht diese Fehlerbehebung noch schneller.

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